Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 27/08/2025

Le présent document a pour objet de vous informer de la manière dont HELP OFFICE collecte, utilise et protège les données personnelles que vous nous confiez via le site www.help-office.fr.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est HELP OFFICE, 7 Allée des Cévennes 34570 Saussan, représentée par Leslie BRINGAS, en sa qualité de Président.

2. Données collectées

Les données collectées incluent :

  • Informations de contact :
  • nom, prénom, email, téléphone, etc.
  • Données liées à votre entreprise :
  • dénomination, forme juridique, SIREN, statuts, etc.
  • Données nécessaires aux formalités :
  • pièce d’identité, justificatif de domicile, documents statutaires, etc.
  • Historique de commande et de facturation
  • Données de navigation (via cookies)

Documents transmis et stockage

Les documents que vous téléversez dans votre espace client (pièce d’identité, justificatif de domicile, statuts, etc.) sont stockés de manière sécurisée sur un service cloud (Google Drive) via le plugin Use-your-Drive.
Seuls le client concerné et l’administrateur du site ont accès à ces fichiers.

Paiements en ligne via Stripe et Klarna

Nous utilisons Stripe pour traiter vos paiements par carte bancaire et Klarna sur ce site. Stripe agit en tant que processeur de paiement et collecte certaines informations relatives au paiement pour assurer la transaction et prévenir la fraude.

Les données collectées par ces prestataires peuvent inclure :

  • Nom et prénom
  • Adresse e-mail et de facturation
  • Numéro de carte bancaire
  • Informations de paiement liées à Klarna

Ces données sont utilisées exclusivement pour :

  • Traiter votre paiement
  • Garantir la sécurité de la transaction
  • Se conformer aux obligations légales et fiscales

Pour plus d’informations sur la manière dont Stripe et Klarna collectent et utilisent vos données, vous pouvez consulter leur politique de confidentialité :

Paiements par virement bancaire

Lorsque vous choisissez de payer par virement bancaire, vous recevez nos coordonnées bancaires (RIB) pour effectuer le paiement. Aucune information bancaire supplémentaire n’est collectée par notre site. Les données liées à votre commande et à la facturation sont utilisées exclusivement pour traiter la prestation et respecter les obligations légales.

3. Collecte via le formulaire de contact

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact sur notre site, les informations que vous saisissez (nom, prénom, email, téléphone, objet de la demande, message) sont collectées afin de pouvoir répondre à vos demandes.

Ces données sont conservées dans le respect des durées indiquées au point 5.

4. Finalité du traitement

Les données collectées sont utilisées uniquement dans les finalités suivantes :

  • Exécution des prestations
  • Facturation
  • Communication (emails transactionnels, newsletters, alertes blog, etc.)
  • Statistiques internes

5. Durée de conservation

Les données personnelles collectées sont conservées uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Cette durée peut varier selon la nature des données et les obligations légales :

  • Documents nécessaires aux formalités :
  • conservation pendant la réalisation de la prestation, puis supprimés dans un délai maximum de 30 jours après la fin de celle-ci.
  • Données liées aux commandes et facturation :
  • conservation pendant 10 ans conformément à l’article L123-22 du Code de commerce.
  • Données liées à la relation client (prospection, suivi de contact, formulaire de contact, etc.) :
  • conservation pendant 3 ans à compter du dernier échange ou de la dernière interaction.
  • Données liées aux newsletters :
  • conservation jusqu’à la désinscription.
  • Cookies et traceurs :
  • durée maximale de 13 mois à compter du dépôt sur l’appareil.

Au terme de ces délais, les données sont supprimées ou rendues anonymes, sauf obligation légale contraire.

6. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’accès, de rectification, d’effacement de vos données
  • Droit à la portabilité de vos données
  • Droit de limitation ou d’opposition au traitement
  • Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Vous pouvez exercer ces droits par e-mail : leslie@help-office.fr

7. Sécurité des données

Les données sont stockées sur un serveur sécurisé avec certificat SSL.
Les documents transmis via les formulaires sont protégés via un accès restreint sécurisé.

  • Aucune donnée n’est vendue, louée ou cédée à des tiers.

8. Newsletters et e-mails

En acceptant de recevoir nos communications, vous consentez à recevoir nos actualités, offres et alertes par e-mail. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien prévu à cet effet dans chaque e-mail.

9. SOUS-TRAITANTS

Certains prestataires peuvent intervenir dans le cadre du traitement des données (hébergeur, prestataires de paiement, outils de messagerie).
Ces sous-traitants agissent uniquement pour le compte de HELP OFFICE et conformément au RGPD.

Hébergement et stockage des documents : les fichiers déposés dans l’espace client sont hébergés via Google Drive, accessible uniquement par le client et l’administrateur.
Signature électronique : certains documents peuvent nécessiter une validation par signature électronique via Lex Community, un service conforme aux exigences légales en matière de preuve numérique.

10. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

HELP OFFICE se réserve le droit de modifier la présente politique afin de se conformer aux évolutions légales ou techniques.
La version applicable est celle en vigueur au moment de l’utilisation du site.